KI-Telefonassistent für Handwerksbetriebe

Der Unterschied zeigt sich schnell: Eine Teilzeitkraft kostet monatlich ein Vielfaches, ist 8 Stunden am Tag verfügbar und fällt durch Urlaub oder Krankheit aus. Unser KI-Assistent ist rund um die Uhr erreichbar, immer freundlich, und wird nie unruhig, egal ob es der dritte Anruf in zehn Minuten ist oder ein Notfall um Mitternacht. Kein Krankenstand, kein Urlaub, keine Gehaltsverhandlung. Der zweite Effekt ist die Kundenbindung: Wer anruft und sofort kompetent betreut wird, ruft nicht beim nächsten Betrieb an. Kunden, die immer durchkommen, kommen wieder und empfehlen weiter.

Genau dort sitzt der Schmerz: Rund 80 Prozent der Anrufer hinterlassen keine Nachricht auf dem Anrufbeantworter, sondern probieren direkt den nächsten Betrieb (Quelle: Sellcell-Auswertung 2026, basierend auf Pew Research und ZoomInfo). Jeder verpasste Anruf ist ein potenzieller Auftrag, der an die Konkurrenz wandert, oft an Mitbewerber, die einfach schneller drangegangen sind. Der KI-Assistent fängt diese Anrufe ab, gibt freundlich Auskunft, klärt das Anliegen und bucht bei Bedarf direkt einen Termin in Ihren Kalender. Sie und Ihr Team rufen entweder gar nicht mehr zurück, weil alles besprochen ist, oder Sie rufen vorbereitet zurück und haben die Gesprächs­zusammenfassung schon vor sich. Aus verlorenen Anrufen werden Kunden, die merken: Bei diesem Betrieb kommt man immer durch.

Notfälle haben höchste Priorität. Der Assistent erkennt Schlüsselbegriffe wie Rohrbruch, Wasserschaden, Heizungsausfall, kein Strom oder Sturmschaden sofort und reagiert entsprechend: Je nach Konfiguration leitet er dringende Anrufe direkt an Ihre Notdienst-Nummer weiter, sendet eine Push-Benachrichtigung an das Diensthandy oder verbindet den Anrufer unmittelbar mit Ihrem Bereitschaftsdienst. Anrufer erleben keine Wartezeit, Ihr Team erhält eine kompakte Zusammenfassung mit Adresse, Anliegen und Rückrufnummer. So bleibt Ihr Notdienst rund um die Uhr erreichbar, ohne dass nachts oder am Wochenende Büropersonal besetzt sein muss.

Ja. Wir verbinden den Assistenten mit Ihrem bestehenden Kalender (Google, Outlook oder Handwerker-Software). Der Termin wird live geprüft und direkt eingetragen, ohne dass jemand aus Ihrem Team eingreifen muss.

Stößt die KI an ihre Grenzen, nimmt sie Kontaktdaten und Anliegen auf und leitet eine strukturierte Gesprächszusammenfassung mit Rückrufbitte an Ihr Team weiter. So fällt kein Anliegen durchs Raster.

Die Grundeinrichtung ist in 1 bis 2 Wochen betriebsbereit. Wir konfigurieren die Gesprächslogik gemeinsam mit Ihnen und testen ausgiebig, bevor der Assistent live geht.

Die KI bearbeitet unbegrenzt viele Anrufe parallel, ohne Warteschleife oder Besetzt-Zeichen. Die Kapazität skaliert automatisch mit dem Anrufaufkommen, sodass auch Stoßzeiten nach Sturmschäden, Hitzewellen oder zum Heizperioden-Start abgefangen werden. Kein Anrufer wartet, jeder Kunde bekommt sofort kompetente Auskunft.

Der KI-Telefonassistent spricht Deutsch, Englisch, Türkisch, Polnisch, Russisch und viele weitere Sprachen. Die Sprache wird automatisch erkannt oder kann nach Kundenwunsch fest konfiguriert werden. Das ist besonders relevant für Betriebe mit mehrsprachiger Kundschaft, etwa im Sanitär-, Elektro- oder Bauhandwerk.

Der Assistent erfasst nur die für den Auftrag notwendigen Daten: Name, Telefonnummer, Anliegen, gewünschter Termin und gegebenenfalls Adresse. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet, kein Transfer in die USA oder andere Drittländer. Sie behalten als Verantwortlicher die volle Kontrolle und können Lösch­anfragen jederzeit nach DSGVO Art. 17 umsetzen. Die Verarbeitungs­dauer und Lösch­routinen sind im Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV) verbindlich geregelt.

Ja. Wir binden den Assistenten an Ihre bestehende Handwerker-Software (z.B. Streit V.1, openHandwerk, Sage Handwerk, pds, ToolTime) und an Kalender (Google, Outlook, Microsoft 365) an. Termine, Aufträge und Kunden­daten werden direkt im Ziel­system angelegt, ohne manuelle Übertragung. Welche Anbindungen genau möglich sind, klären wir im Erstgespräch.

DAWEMA arbeitet als Managed Service: Wir konfigurieren, integrieren und pflegen den Assistenten für Ihren Betrieb, statt Sie mit einem Self-Service-Tool allein zu lassen. Vorteile: kein Setup-Stress, individuelle Gesprächs­logik statt Standard-Templates, direkte Anbindung an Ihre Handwerker-Software, persönlicher Ansprechpartner aus Lohne (Niedersachsen) statt anonymes Support-Ticket. Zusätzlich nutzen wir das Verfahren Smart Transfer, bei dem die KI Mitarbeiter vor der Verbindung kurz informiert, statt Anrufe kalt durchzustellen. Der Festpreis ab 199 Euro mit 1.000 Inklusiv­minuten macht die Kosten kalkulierbar und vermeidet Pay-per-Minute-Überraschungen.

Unser KI-Telefonassistent nutzt das Verfahren Smart Transfer, die intelligente Art der Anrufvermittlung (in der Telefonie-Fachsprache auch 'Warm Transfer' genannt). Das funktioniert im Prinzip so, wie ein erfahrener Empfangs­mitarbeiter den Anruf annimmt: Erkennt die KI, dass der Anrufer mit einem Mitarbeiter sprechen möchte oder dass sie selbst nicht weiterhelfen kann, baut sie parallel eine zweite Leitung zum zuständigen Mitarbeiter auf. Bevor der Anrufer durchgestellt wird, informiert die KI den Mitarbeiter in wenigen Sätzen über das Anliegen. Der Mitarbeiter entscheidet dann per Tastendruck oder Sprachbefehl, ob er das Gespräch annehmen möchte. Nimmt er an, kündigt die KI den Anrufer kurz an und stellt durch. Wird der Mitarbeiter nicht erreicht oder lehnt er ab, kehrt die KI zum Anrufer zurück, erklärt die Situation transparent und bietet einen Rückruf an. Im Gegensatz dazu nutzen die meisten Wettbewerber den klassischen Cold Transfer (Kaltvermittlung): Die KI stellt durch und ist sofort aus dem Gespräch raus, ohne zu prüfen, ob der Mitarbeiter überhaupt rangeht. Hebt niemand ab, läuft der Anruf ins Leere. Der Kunde ruft frustriert nochmal an, landet wieder bei der KI, möchte erneut zum Mitarbeiter, und die Endlos­schleife beginnt von vorn. Smart Transfer verhindert genau das.