KI-Telefonassistent für Arztpraxen

Der Assistent passt für Einzelpraxen, Gemeinschafts­praxen, Zahnarzt­praxen, Medizinische Versorgungs­zentren (MVZ) und kleine Kliniken. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern das Anrufaufkommen: Sobald die Rezeption in Stoßzeiten dauerbesetzt ist und Patienten nicht durchkommen, entsteht der Nutzen. Eine kleine Praxis profitiert von der durchgehenden Erreichbarkeit, ein MVZ von der Skalierung über mehrere Standorte und Fachbereiche hinweg. Die Gesprächs­logik konfigurieren wir je Praxis individuell.

Datenschutz steht bei Gesundheitsdaten an erster Stelle. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland verarbeitet, es findet kein Transfer in die USA oder andere Drittländer statt. Der Assistent erfasst nur die für das Anliegen notwendigen Angaben (Name, Geburtsdatum, Telefonnummer, Anliegen, Terminwunsch) und gibt keine Daten an Dritte weiter. Die Verarbeitung regeln wir verbindlich über einen Auftragsverarbeitungs­vertrag (AVV) nach DSGVO Art. 28. Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach DSGVO Art. 9, wir behandeln sie entsprechend streng. Lösch­anfragen setzen wir jederzeit nach DSGVO Art. 17 um.

Die Grundeinrichtung ist in 1 bis 2 Wochen betriebsbereit. Wird der Assistent zusätzlich an Ihre Praxis­software oder Ihr Terminbuchungs­system angebunden, planen Sie 2 bis 4 Wochen ein. DAWEMA übernimmt die komplette Einrichtung: Wir konfigurieren die Gesprächs­logik, hinterlegen Ihre Sprechzeiten und Terminarten, definieren das Smart-Transfer-Routing für dringende Fälle und testen ausgiebig mit echten Anrufszenarien, bevor der Assistent live geht.

Ja. Wir verbinden den Assistenten mit Ihrem Terminbuchungs­system oder Kalender. Die KI prüft freie Slots live, vergibt Termine nach Ihren Regeln (Terminart, Dauer, Behandler) und kann bestehende Termine verschieben oder absagen. Patienten erhalten auf Wunsch eine Bestätigung per SMS. Das reduziert No-Shows, weil Absagen unkompliziert telefonisch möglich sind und der freie Slot sofort wieder vergeben werden kann.

Standard-Anliegen wie Folge­rezepte, Überweisungen oder Befund­anfragen nimmt der Assistent strukturiert auf: Name, Geburtsdatum, gewünschtes Präparat oder Fachrichtung, Abhol- oder Versandwunsch. Diese vorqualifizierten Anfragen leitet er gebündelt an Ihr Team weiter, statt die Leitung zu blockieren. Die MFA arbeitet die Liste zu einem ruhigen Zeitpunkt ab, statt jede Anfrage einzeln am Telefon entgegenzunehmen. Die ärztliche Freigabe bleibt selbstverständlich immer beim Arzt.

Der Assistent erkennt dringende Anliegen anhand hinterlegter Schlüsselbegriffe und reagiert nach Ihren Vorgaben. Bei akuten Fällen weist er klar auf den ärztlichen Bereitschaftsdienst (116117) oder im Ernstfall auf den Notruf (112) hin und stellt bei Bedarf über das Verfahren Smart Transfer an Ihr Team durch. Wichtig: Der Assistent ersetzt keine medizinische Einschätzung, er sorgt dafür, dass dringende Anliegen nicht in der Warteschleife verloren gehen, sondern schnell bei einem Menschen landen.

Ja. Der Assistent spricht Deutsch, Englisch, Türkisch, Russisch, Polnisch, Arabisch und viele weitere Sprachen. Die Sprache wird automatisch erkannt oder nach Praxiswunsch fest konfiguriert. Gerade in Praxen mit mehrsprachiger Patientenschaft entlastet das die MFA spürbar, weil Standard-Anliegen ohne Verständigungs­probleme aufgenommen werden.

Unser KI-Telefonassistent nutzt das Verfahren Smart Transfer, die intelligente Art der Anrufvermittlung (in der Telefonie-Fachsprache auch 'Warm Transfer' genannt). Erkennt die KI, dass ein Anrufer dringend mit der MFA oder dem Arzt sprechen muss, baut sie parallel eine zweite Leitung zum zuständigen Mitarbeiter auf und informiert ihn in wenigen Sätzen über das Anliegen. Der Mitarbeiter entscheidet dann, ob er das Gespräch annimmt. Nimmt er an, kündigt die KI den Anrufer an und stellt durch. Wird niemand erreicht oder lehnt der Mitarbeiter ab, kehrt die KI transparent zum Anrufer zurück und bietet einen Rückruf an. Im Gegensatz dazu nutzen die meisten Wettbewerber den klassischen Cold Transfer (Kaltvermittlung): Es wird ohne Briefing durchgestellt, und hebt niemand ab, läuft der Anruf ins Leere. So entscheidet bei dringenden Fällen immer ein Mensch in der Praxis, ob durchgestellt wird, ohne dass die Leitung dauerblockiert ist.